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Allgemeine Hinweise

Der Datenschutz hat bei der TFO The Family Office AG (nachfolgend «Vermögensverwalter») einen besonders hohen Stellenwert. Mittels dieser Datenschutzerklärung informiert der Vermögensverwalter über Art, Umfang und Zweck der vom Vermögensverwalter erhobenen, genutzten sowie bearbeiteten Personendaten und über die Rechte der betroffenen Person. In welchem Umfang der Vermögensverwalter Personendaten bearbeitet, richtet sich massgeblich nach den von der betroffenen Person bezogenen Produkten, der vereinbarten Dienstleistung sowie den gesetzlichen und regulatorischen Pflichten zur Erhebung und Bearbeitung von Personendaten.

Schutz der Personendaten

Die Personendaten der Kunden unterstehen dem Berufsgeheimnis. Die Personendaten werden streng vertraulich behandelt und von Zugriffen unberechtigter Dritter geschützt. Personen, welche nicht einer Geheimhaltungspflicht unterstehen, haben grundsätzlich keinen Zugriff auf die erhobenen Personendaten. Ebenfalls stellt der Vermögensverwalter sicher, dass die Empfänger der Personendaten die anwendbaren Datenschutzbestimmungen einhalten.

Quellen von Personendaten des Vermögensverwalters

Im Zusammenhang mit Geschäftsbeziehungen zu Kunden oder potenziellen Kunden («Kunden») und mit dem Kunden verbundenen natürlichen oder juristischen Personen, werden diejenigen Daten bearbeitet, welche der Vermögensverwalter von der betroffenen Person (z.B. Kunden) erhält. Ebenfalls kann der Vermögensverwalter Daten von Dienstleistern, öffentlichen Registern (z.B. Handelsregister, Schweizerisches Handelsamtsblatt) oder Behörden, welche der Vermögensverwalter für die Erbringung der Dienstleistung oder aus gesetzlichen oder regulatorischen Gründen benötigt, beziehen. Als verbundene natürliche oder juristische Personen gelten insbesondere jeder:

• Bevollmächtigte bzw. Zeichnungsberechtigte,
• wirtschaftlich Berechtigte und Kontrollinhaber,
• jede andere natürliche oder juristische Person, die zum Kunden in einer Beziehung steht, welche für die Geschäftsbeziehung zwischen dem Kunden und dem Vermögensverwalter relevant ist.

Arten von durch den Vermögensverwalter bearbeiteten Personendaten

Zu den Kategorien von Personendaten, welche der Vermögensverwalter bearbeitet, gehören persönliche Informationen (z.B. Namen, Geburtsdatum/-ort, Zivilstand, Adresse, Interessen, familiäre Beziehungen, Kontaktdaten (Telefonnummer oder E-Mail-Adresse), finanzielle Verhältnisse, Anlageziele, berufliche Informationen sowie weitere Informationen zu Vollmachten, persönlichen Beziehungen).

Es besteht die Möglichkeit, dass beim Abschluss einer bestimmten angebotenen Dienstleistung oder eines bestimmten angebotenen Produkts andere Daten als die vorgenannten bearbeitet werden. Hierunter können z.B. fallen: Auftragsdaten, Umsätze, Dokumentationsdaten, Anlageverhalten, Anlagestrategie, Bilanzen und andere geschäftliche Daten.

Soweit der Vermögensverwalter besonders schützenswerte Personen-daten verarbeitet, so tut er dies im Zusammenhang:

• mit einer Bearbeitung, für die von der betroffenen Person eine ausdrückliche Einwilligung vorliegt.
• mit einer Bearbeitung, die sich auf Personendaten bezieht, welche die betroffene Person öffentlich gemacht hat oder öffentlich gemacht wurden.
• mit der Einhaltung von gesetzlichen oder regulatorischen Pflichten.

Zwecke der Datenbearbeitung

Der Vermögensverwalter erhebt und bearbeitet nur diejenigen Personendaten, die für die Erreichung eines bestimmten Zwecks notwendig sind. Personendaten werden insbesondere für die nachfolgenden Zwecke bearbeitet:

• Im Zusammenhang mit dem Kundengeschäft, also um die vom Vermögensverwalter angebotenen Produkte und Dienstleistungen bereitstellen zu können, z.B. für die (mögliche) Eröffnung oder die Verwaltung einer Geschäftsbeziehung.
• Um den gesetzlichen und regulatorischen Pflichten nachkommen zu können, z.B. das Geldwäschereigesetz (GwG), Finanzdienstleistungsgesetz (FIDLEG), Offenlegungspflichten gegenüber Behörden.

Einhaltung der Datenschutzgrundsätze

Der Vermögensverwalter bearbeitet Personendaten insbesondere unter Berücksichtigung des Bundesgesetzes über den Datenschutz (DSG) und der Verordnung über den Datenschutz (DSV). Dabei prüft der Vermögensverwalter bei der Bearbeitung von Personendaten, dass die Personendaten rechtmässig sowie nach dem Grundsatz von Treu und Glauben und verhältnismässig bearbeitet werden. Die Daten werden so bearbeitet, wie es bei der Beschaffung angegeben wurde, wie es für die betroffene Person erkennbar ist oder von einem Gesetz vorgesehen ist. Der Vermögensverwalter bearbeitet die Personendaten nicht verdeckt oder geheim, es sei denn, ein Gesetz sehe dies so vor. Personendaten werden vom Vermögensverwalter nur für einen bestimmten und für die betroffene Person erkennbaren Zweck beschafft. Der Vermögensverwalter stellt unter Berücksichtigung des Stand der Technik und der Implementierungskosten durch geeignete technische und organisatorische Massnahmen sicher, dass die bearbeiteten Personendaten:

• nur Berechtigten zugänglich sind,
• verfügbar sind, wenn sie benötigt werden,
• nicht unberechtigt und unbeabsichtigt verändert werden und
• nachvollziehbar bearbeitet werden.

Sollte sich ergeben, dass Personendaten unrichtig oder unvollständig sind, so wird der Vermögensverwalter die Personendaten berichtigen, löschen oder vernichten, es sei denn, ein Gesetz oder regulatorische Bestimmungen verbieten dies.

Grundlagen der Bearbeitung der Personendaten

Sofern notwendig, bearbeitet der Vermögensverwalter Personendaten aus folgenden Gründen:

Überwiegendes öffentliches oder privates Interesse: Der Vermögensverwalter bearbeitet Personendaten zur Anbahnung oder den Abschluss eines Vertrages, zur Erfüllung der Pflichten aus einem Vertrag (z.B. Beratung-/Verwaltungsdienstleistungen) oder für Massnahmen zur Verbesserung der Produkte und Dienstleistungen. Der Vermögensverwalter hat weiter berechtigte private Interessen Personendaten zu bearbeiten z.B. zur Sicherung oder Durchsetzung der Ansprüche des Vermögensverwalters gegenüber dem Kunden oder bei Nachforschungen nach Berechtigten bei Kontakt- oder Nachrichtenlosigkeit.

Gesetzliche Grundlage: Der Vermögensverwalter ist aufgrund verschiedener gesetzlicher und regulatorischer Grundlagen verpflichtet, Personendaten zu bearbeiten. Hierunter fallen insbesondere gesetzliche Pflichten z.B. Finanzmarktaufsichtsgesetz, Finanzinstitutsgesetz, Geldwäschereigesetz, Finanzdienstleistungsgesetz usw.

Speicherdauer von Personendaten

Der Vermögensverwalter bearbeitet und bewahrt die Personendaten so lange auf, wie dies zur Erfüllung des Zwecks, zu dem die Personendaten erhoben wurden oder zur Erfüllung der vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten notwendig ist. In der Regel ist dies 10 Jahre nach erbrachter Dienstleistung oder nach Beendigung der Geschäftsbeziehung.

Können Personendaten nicht gelöscht werden, wird technisch und organisatorisch sichergestellt, dass:

• Verfahren implementiert sind, durch welche die Integrität der Daten sichergestellt werden, insbesondere die Gewährleistung von Echtheit und Unversehrtheit der Daten bzw. der Dokumente (z.B. digitale Signatur oder Zeitstempel). Zudem wird sichergestellt, dass die Daten nachträglich nicht abgeändert werden können, ohne dass dies festgestellt werden kann,
• eine Protokollierung und Dokumentierung der Zutritte und Logins mittels «Log Files» erfolgt.
• die Inhalte der Daten jederzeit nachvollziehbar sind,

Rechte aus dem Datenschutz

Grundsätzlich stehen der betroffenen Person die folgenden Rechte zu, sofern keine gesetzliche Pflicht entgegensteht:

• Auskunft über Personendaten,
• Berichtigung von Personendaten,
• Verbot einer bestimmten Personendatenbearbeitung,
• Einschränkung der Bearbeitung von Personendaten,
• Untersagung der Bekanntgabe von Personendaten an Dritte,
• Widerruf der erteilten Einwilligung zur Bearbeitung von Personendaten,
• Löschung sowie Widerspruch der erhobenen Personendaten.

Ist die Auskunftserteilung mit einem unverhältnismässigen Aufwand verbunden, kann der Vermögensverwalter auf eine Kostenbeteiligung bis maximal CHF 300 bestehen.

Empfänger von Personendaten

Die Personendaten werden nur von denjenigen Personen bearbeitet, die diese zur Erfüllung von vertraglichen oder rechtlichen Pflichten benötigen. Sofern dies nötig ist, erhalten Dienstleister und Dritte (z.B. Outsourcingpartner) Zugang zu den Daten. Hierbei werden das Berufsgeheimnis und andere gesetzliche Bestimmungen gewahrt.

Dienstleister und Dritte als Empfänger von Personendaten können z.B. sein:

• Auftragsbearbeiter und andere beigezogene Dienstleister,
• öffentliche Stellen (z.B. Behörden), sofern eine gesetzliche oder behördliche Verpflichtung dies vorsieht.

Datenübermittlung ins Ausland

Eine Datenübermittlung ins Ausland findet in der Regel nicht statt. Sollten Personendaten ins Ausland übermittelt werden, so findet dies unter Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Bestimmungen statt und wo dies zur Erfüllung des Vertrages nötig ist (z.B. zur Abwicklung von internationalen Transaktionen oder Auftragsausführung an ausländischen Handelsplätzen). Werden Auftragsbearbeiter im Ausland eingesetzt, werden diese zur Einhaltung des Berufsgeheimnisses und des Datenschutzgesetzes verpflichtet.

Änderungsvorbehalt

Der Vermögensverwalter behält sich vor, die Datenschutzerklärung jederzeit unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Vorgaben anzupassen. Die aktuelle Version dieser Datenschutzerklärung ist auf der Website des Vermögensverwalters abrufbar.

Kontaktdaten

Der Vermögensverwalter gilt als Verantwortliche für die Bearbeitung der Personendaten. Anfragen im Zusammenhang mit dem Datenschutz können gestellt werden an:

TFO The Family Office AG
Datenschutz
Münzgraben 4
3011 Bern